Come gestire il proprio tempo: introdurre un rituale quotidiano

La maggior parte delle persone dichiara di avere un problema di gestione del tempo. Sia nel lavoro che nella vita privata le cose da fare sono più numerose di ciò che si riesce a portare a termine, con ripercussioni negative sull’umore, la salute e le relazioni. Ci sono alcune piccole regole che possono essere di grande aiuto.

Tecniche-per-gestire-il-tempo-in-maniera-efficace-mano-che-regge-orologio-da-polso-sullo-sfondo-il-tramontoIl tempo non si gestisce: scorre, fregandosene di noi e dei nostri impegni, tanti o pochi che siano, importanti o meno. Dopo averlo inventato, migliaia di anni fa (Jullien, 2010), esserne rimasti soggiogati e avere di recente scoperto che non esiste, almeno nel senso comune in cui lo si intende (Rovelli, 2017), ci troviamo tutti a doverci fare i conti.

Il tempo, se siamo sinceri, non è mai il vero problema: sono le tante, troppe cose che desideriamo o ci prefissiamo di fare che ne rendono difficile la gestione. In ogni caso, al di là delle considerazioni che possiamo fare, ci sono una serie di piccoli accorgimenti che se diventano un “rituale quotidiano” possono aiutarci a gestire bene ciò che per per convenzione chiamiamo tempo.

  1. Fai una to do list (nello smartphone, con i post it, in un foglio excel) non importa di che tipo e con quale struttura: ognuno può usare quella con la quale si trova suo agio!).
  2. Usa un’agenda, inserendo non solo gli appuntamenti ma anche le altre attività e facendo un’ipotesi dei tempi, soprattutto per le attività più impegnative.
  3. Sii sistematico e metodico: è importante far diventare l’organizzazione delle tue attività una sorta di “rituale” quotidiano, come indicato di seguito.
  4. Nei primi 5 minuti della giornata controlla e pianifica (o ri-pianifica) le attività da svolgere quel giorno, tenendo conto di quanto accaduto il giorno prima e degli imprevisti rispetto a quanto pianificato.
  5. Prima di cominciare a fare, evidenzia le attività della to do list che intendi svolgere nella giornata.Chiediti: stasera, che cosa mi farebbe dire che è stata una giornata molto produttiva ed efficace?
  6. Sii realista negli impegni che ti prendi per la giornata: usa la ragione (e la ragionevolezza) e non il desiderio.
  7. Come-gestire-il-tempo-in-modo-efficace-donna-seduta-su-uno-sgabello-in-pausa-caffe Fai al mattino le cose più importanti e che richiedono più energie, lucidità  e impegno.
  8. Non fare ad inizio giornata le attività piccole e urgenti, a meno che non richiedano meno di 5 minuti per essere realizzate e concluse. Ricorda che spesso, tante piccole cose sommate insieme “rubano” la giornata o buona parte di essa: non cadere in questa trappola!
  9. Non “lavorare” per due volte la stessa cosa: falla bene e subito!
  10. Concediti tempi “protetti” per le cose importanti: abbassa la soneria e gira lo schermo dello smartphone, non controllare le e-mail di continuo e togli eventuali pop-up o avvisi sonori da pc, avvisa i tuoi collaboratori o familiari che non devi essere disturbato (e arrabbiati se non rispettano questa consegna).
  11. Chiediti se quello che stai per metterti a fare è davvero una priorità in quel momento (o non sia un desiderio di “fuga” da un compito più difficile o un calo di motivazione a fare ciò che serve davvero fare o una “piacevole” distrazione, etc.): sto facendo davvero ciò che è necessario fare in questo preciso momento?
  12. Fatti coraggio e cancella dalla to do list le attività che continui a riportare e a rimandare: significa che non sono importanti!
  13. Dopo la pausa pranzo chiediti se sei sulla buona strada, dai un’occhiata alla tua agenda e decidi come intendi organizzare e utilizzare le tue prossime ore.
  14. Alla sera, gli ultimi dieci minuti usali per rivedere com’è andata la giornata: cosa sono riuscito a fare e cosa no? Quali risultati ho ottenuto? Quali problemi ho risolto? Cosa dovrò fare domani?

Puoi usare queste regole anche per chiederti ogni tanto quanto sei efficace nella gestione del tempo o per valutare quali sono gli errori più frequenti e per quale motivo. Ed evitare di continuare a commetterli.

La gestione del tempo, l’organizzazione della giornata, la scelta di quali e quante cose fare, di come mettere i confini alle troppe richieste degli altri …. non si riduce alla sola introduzione di queste regole. Tuttavia, il beneficio che si può ottenere non è da sottovalutare.

Jullien, F. ( 2010) Le trasformazioni silenziose. Milano: Raffaello Cortina.

Rovelli, C. (2017). L’ordine del tempo. Milano: Adelphi.

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